भारतीय रेल में भण्डार प्रबंधन (Store Management) एक अत्यंत महत्वपूर्ण वित्तीय एवं प्रशासनिक कार्य है। रेलवे की विशाल परिचालन व्यवस्था (Operations) को सुचारु रूप से चलाने हेतु विभिन्न प्रकार की सामग्री (Materials) एवं उपकरणों (Stores) की निरंतर उपलब्धता आवश्यक होती है। अतः भण्डार विभाग (Stores Department) का प्रमुख उद्देश्य न्यूनतम लागत (Minimum Cost), अधिकतम दक्षता (Maximum Efficiency), उचित गुणवत्ता (Quality Assurance) तथा समय पर उपलब्धता (Timely Availability) सुनिश्चित करना है।
भारतीय रेल में भण्डार प्रबंधन का संचालन मुख्यतः भारतीय रेलवे भण्डार संहिता (Indian Railway Stores Code), भारतीय रेलवे वित्त संहिता (Indian Railway Finance Code), रेलवे बोर्ड (Railway Board) के निर्देशों, प्रत्यायोजित शक्तियों (Delegation of Powers), सामान्य वित्तीय नियम (General Financial Rules - GFR 2017) तथा सतर्कता दिशा-निर्देशों (CVC Guidelines) के अनुरूप किया जाता है।
1. भण्डार रखने की आवश्यकता (Need for Stocking Stores)
रेलवे में नियमित रूप से उपयोग होने वाली सामग्री का स्टॉक (Stock) रखना आवश्यक है क्योंकि—
- आकस्मिक एवं तात्कालिक आवश्यकताओं की पूर्ति हो सके।
- सामग्री की निर्बाध उपलब्धता (Continuous Availability) बनी रहे।
- बार-बार छोटी मात्रा में खरीद की आवश्यकता न पड़े।
- समय, श्रम एवं प्रशासनिक व्यय की बचत हो।
- थोक खरीद (Bulk Procurement) से मितव्ययता (Economy) प्राप्त हो।
- परिचालन (Operations) एवं अनुरक्षण (Maintenance) कार्य बाधित न हों।
2. भण्डार विभाग का संगठन (Organisation of Stores Department)
रेलवे में भण्डार विभाग का प्रमुख अधिकारी प्रधान मुख्य सामग्री प्रबंधक (Principal Chief Materials Manager - PCMM) होता है, जो महाप्रबंधक (General Manager) के अधीन विभागाध्यक्ष (Head of Department) के रूप में कार्य करता है।
भण्डार विभाग के प्रमुख कार्य—
- सामग्री की खरीद (Procurement)
- निरीक्षण (Inspection)
- प्राप्ति (Receipt)
- भण्डारण (Storage)
- अभिरक्षा (Custody)
- वितरण (Issue)
- इन्वेंट्री नियंत्रण (Inventory Control)
- अधिशेष एवं अनुपयोगी सामग्री का निपटान (Disposal of Surplus and Scrap)
3. भण्डार लेखा संगठन (Stores Accounts Organisation)
भण्डार लेखा संगठन (Stores Accounts Organisation) वित्त विभाग (Accounts Department) के अधीन कार्य करता है।
इसके प्रमुख कार्य हैं—
- सामग्री का मूल्यांकन (Valuation)
- भण्डार लेखा संधारण (Stores Accounting)
- वित्तीय नियंत्रण (Financial Control)
- स्टॉक सत्यापन (Stock Verification)
- बजटीय नियंत्रण (Budgetary Control)
- खरीद एवं भुगतान की लेखा जांच (Accounting Check)
4. भण्डार का वर्गीकरण (Classification of Stores)
(A) स्टॉक मद (Stock Items)
वे वस्तुएँ जो नियमित रूप से उपयोग होती हैं तथा जिनका स्टॉक रखना आवश्यक है।
उदाहरण:
- रेल (Rails)
- फिश प्लेट (Fish Plates)
- बोल्ट एवं नट (Bolts & Nuts)
(B) नॉन-स्टॉक मद (Non-Stock Items)
वे वस्तुएँ जो सामान्यतः स्टॉक में नहीं रखी जातीं और आवश्यकता पड़ने पर खरीदी जाती हैं।
उदाहरण:
- विशेष मशीनरी
- विशिष्ट उपकरण
(C) विशेष स्टॉक (Special Stock)
किसी विशेष परियोजना, कार्य या योजना हेतु खरीदी गई सामग्री।
उदाहरण:
- नई लाइन निर्माण सामग्री
- पुल निर्माण सामग्री
5. भण्डार का कोडीकरण एवं वर्गीकरण (Codification and Classification)
भारतीय रेल में सामग्री की पहचान हेतु Unified Stores Classification (USC) प्रणाली लागू है।
सामग्री को—
- 9 प्रमुख समूहों (Main Groups)
- 75 उप-समूहों (Sub Groups)
में वर्गीकृत किया गया है।
प्रत्येक वस्तु को एक विशिष्ट कोड संख्या (Unique Code Number) दी जाती है जिससे उसकी पहचान, लेखांकन एवं नियंत्रण सुगम हो जाता है।
6. रेलवे में भण्डार प्राप्ति के स्रोत (Sources of Procurement)
रेलवे में सामग्री निम्न स्रोतों से प्राप्त की जाती है—
| स्रोत | विवरण |
|---|---|
| केन्द्रीय खरीद | रेलवे बोर्ड/विशेष एजेंसी द्वारा |
| क्षेत्रीय खरीद (Local Procurement) | रेलवे/उत्पादन इकाई द्वारा |
| अन्य रेलवे | Inter-Railway Transfer |
| सरकारी एजेंसियाँ | GeM, DGS&D के उत्तराधिकारी संस्थान आदि |
| सार्वजनिक क्षेत्र उपक्रम | PSU Sources |
| ओपन टेंडर | Competitive Tendering |
वर्तमान व्यवस्था में अधिकांश खरीद Government e-Marketplace (GeM) तथा ई-टेंडरिंग (E-Tendering) प्रणाली के माध्यम से की जाती है।
7. खरीद में वित्तीय औचित्य (Financial Propriety in Procurement)
प्रत्येक खरीद में निम्न सिद्धांतों का पालन आवश्यक है—
- प्रतिस्पर्धात्मक निविदा (Competitive Tendering)
- पारदर्शिता (Transparency)
- निष्पक्षता (Fairness)
- मितव्ययता (Economy)
- दक्षता (Efficiency)
- जवाबदेही (Accountability)
GFR-2017 एवं CVC दिशा-निर्देशों के अनुसार खरीद प्रक्रिया संचालित की जाती है।
8. इन्वेंट्री नियंत्रण (Inventory Control)
रेलवे में अनावश्यक पूंजी अवरोध (Blocking of Capital) रोकने हेतु प्रत्येक स्टॉक मद के लिए—
न्यूनतम स्तर (Minimum Level)
जिससे नीचे स्टॉक नहीं जाना चाहिए।
अधिकतम स्तर (Maximum Level)
जिससे ऊपर स्टॉक नहीं बढ़ना चाहिए।
पुनः आदेश स्तर (Re-order Level)
जिस स्तर पर नई खरीद की कार्रवाई प्रारंभ की जाती है।
9. भण्डार लेखांकन (Stores Accounting)
भण्डार डिपो (Stores Depot) में—
- मात्रात्मक अभिलेख (Quantity Records) रखे जाते हैं।
भण्डार लेखा कार्यालय में—
- मूल्य अभिलेख (Value Ledger)
- संख्यात्मक अभिलेख (Quantity Ledger)
- स्टॉक लेखा (Stores Accounts)
संधारित किये जाते हैं।
10. स्टॉक सत्यापन (Stock Verification)
विभागीय सत्यापन (Departmental Verification)
स्टोर विभाग द्वारा नियमित रूप से।
लेखा सत्यापन (Accounts Verification)
भण्डार लेखा अधिकारियों द्वारा।
विशेष सत्यापन (Special Verification)
संदेह, चोरी, हानि या अनियमितता की स्थिति में।
सत्यापन का उद्देश्य—
- वास्तविक स्टॉक एवं अभिलेखों का मिलान
- हानि की पहचान
- जवाबदेही निर्धारण
- वित्तीय नियंत्रण
11. अधिशेष एवं अनुपयोगी सामग्री का निपटान (Disposal of Surplus Stores)
अनुपयोगी सामग्री का निपटान—
- नीलामी (Auction)
- ई-ऑक्शन (E-Auction)
- अन्य रेलवे को हस्तांतरण
- पुनः उपयोग (Re-utilisation)
द्वारा किया जाता है।
परीक्षा हेतु महत्वपूर्ण बिंदु (Important Examination Points)
- PCMM रेलवे का सर्वोच्च भण्डार अधिकारी है।
- USC प्रणाली सामग्री वर्गीकरण हेतु अपनाई जाती है।
- स्टॉक मद नियमित उपयोग हेतु रखी जाती है।
- नॉन-स्टॉक मद आवश्यकता आधारित खरीदी जाती है।
- विशेष स्टॉक विशेष कार्य हेतु खरीदा जाता है।
- Inventory Control का उद्देश्य Capital Blocking रोकना है।
- GeM एवं E-Tendering वर्तमान खरीद प्रणाली के प्रमुख माध्यम हैं।
- Stores Depot में Quantity Records रखे जाते हैं।
- Value Ledger Stores Accounts Office में रखा जाता है।
- Stock Verification वित्तीय नियंत्रण का महत्वपूर्ण साधन है।
एक पंक्ति प्रश्नोत्तर (One-Line Questions & Answers)
Model Answers for Short Notes
1. भण्डार प्रबंधन (Store Management)
भण्डार प्रबंधन भारतीय रेल की परिचालन दक्षता का आधार है। इसका उद्देश्य आवश्यक सामग्री की समय पर उपलब्धता, न्यूनतम लागत पर खरीद, उचित भण्डारण, वितरण तथा अधिशेष सामग्री के प्रभावी निपटान को सुनिश्चित करना है। भारतीय रेलवे भण्डार संहिता, GFR-2017 तथा रेलवे बोर्ड के दिशा-निर्देशों के अनुरूप यह कार्य किया जाता है। प्रभावी भण्डार प्रबंधन से पूंजी अवरोध कम होता है, कार्यों में विलम्ब नहीं होता तथा वित्तीय संसाधनों का सर्वोत्तम उपयोग सुनिश्चित होता है। आधुनिक समय में GeM, E-Tendering, Inventory Control तथा Digital Stores Management इसके महत्वपूर्ण घटक हैं।
2. Inventory Control in Railways
Inventory Control का उद्देश्य सामग्री की उपलब्धता एवं पूंजी निवेश के बीच संतुलन स्थापित करना है। इसके अंतर्गत Minimum Level, Maximum Level तथा Re-order Level निर्धारित किए जाते हैं। इससे Overstocking तथा Understocking दोनों से बचाव होता है। रेलवे में Inventory Control वित्तीय मितव्ययता, परिचालन निरंतरता एवं संसाधनों के कुशल उपयोग का महत्वपूर्ण साधन है।
What Examiner Expects in LDCE/Group-B Answer Sheet
- Indian Railway Stores Code का संदर्भ।
- PCMM की भूमिका का उल्लेख।
- Stock, Non-Stock एवं Special Stock का स्पष्ट अंतर।
- USC Classification का उल्लेख।
- Inventory Control के सिद्धांत।
- Financial Propriety एवं GFR Principles।
- GeM एवं E-Tendering का वर्तमान महत्व।
- Stores Accounts Organisation की भूमिका।
- Stock Verification की प्रक्रिया।
- Surplus Stores Disposal की आधुनिक व्यवस्था।
Store Management is a critical function in Indian Railways aimed at ensuring uninterrupted availability of materials required for operations, maintenance, production, and projects. The system is governed by the Indian Railway Stores Code, Indian Railway Finance Code, Railway Board instructions, Delegation of Powers, GFR-2017, and vigilance guidelines. Efficient store management ensures economy, efficiency, transparency, and accountability in procurement and inventory control.
Main Discussion
Objectives of Stocking
- To meet urgent operational requirements.
- To ensure uninterrupted supply.
- To avoid repeated small purchases.
- To save administrative effort and procurement time.
- To obtain economies of scale through bulk purchasing.
Organisation of Stores Department
The department is headed by the Principal Chief Materials Manager (PCMM), who functions as the Head of Department under the General Manager.
Major functions include:
- Procurement
- Inspection
- Receipt
- Storage
- Custody
- Distribution
- Inventory Control
- Disposal of Surplus Stores
Classification of Stores
Stock Items
Regularly consumed items maintained in stock.
Non-Stock Items
Purchased only when specifically required.
Special Stock
Procured for a particular project or work and charged directly to that work.
Unified Stores Classification (USC)
Indian Railways follows a codification system whereby stores are classified into major and sub-groups and allotted unique identification codes for accounting and inventory control purposes.
Sources of Procurement
- Centralized Procurement
- Local Procurement
- Inter-Railway Transfers
- Government Agencies
- Public Sector Undertakings
- Open Tendering
Inventory Control
Inventory levels are regulated through:
- Minimum Level
- Maximum Level
- Re-order Level
to avoid both excess inventory and stock shortages.
Stores Accounting
Stores depots maintain quantity records, while Stores Accounts Offices maintain value ledgers and accounting records for financial control.
Stock Verification
Regular verification is conducted by:
- Stores Department
- Accounts Department
- Special Verification Teams (where required)
Disposal of Surplus Stores
Methods include:
- Auction
- E-Auction
- Transfer to Other Railways
- Re-utilisation
Important Examination Points
- PCMM is the Head of Stores Department.
- USC is the codification system used in Indian Railways.
- Stock Items are regularly consumed items.
- Non-Stock Items are procured on demand.
- Special Stock relates to specific projects.
- Inventory Control prevents blocking of capital.
- GeM and E-Tendering are major procurement platforms.
- Quantity records are maintained in depots.
- Value Ledgers are maintained in Stores Accounts.
- Stock Verification is an important internal control mechanism.
One-Line Questions & Answers
- Who heads the Stores Department? – PCMM.
- What are Stock Items? – Regularly stocked materials.
- What are Non-Stock Items? – Purchased when required.
- What is Special Stock? – Material procured for specific works.
- What is USC? – Unified Stores Classification.
- Purpose of Inventory Control? – To prevent capital blockage.
- Where are quantity records maintained? – Stores Depot.
- Where are value records maintained? – Stores Accounts Office.
- What is GeM? – Government e-Marketplace.
- Purpose of Stock Verification? – Reconciliation of physical and book balances.
Short Notes Likely in Examination
- Store Management
- Stock and Non-Stock Items
- Unified Stores Classification
- Inventory Control
- Stores Accounts Organisation
- Stock Verification
- Financial Propriety in Procurement
- Disposal of Surplus Stores
- GeM Procurement
- Role of PCMM
Model Answer: Store Management
Store Management in Indian Railways encompasses procurement, receipt, inspection, storage, accounting, issue, inventory control, and disposal of materials. The objective is to ensure uninterrupted availability of stores at the lowest possible cost while maintaining quality and transparency. The system operates under the Indian Railway Stores Code, Railway Board instructions, and GFR provisions. Effective store management minimizes inventory carrying costs, prevents stock-outs, enhances operational efficiency, and supports financial discipline. Modern procurement through GeM, E-Tendering, and digital inventory management systems has significantly improved transparency and accountability in Railway Stores Administration.
What Examiner Expects in LDCE/Group-B Answer Sheet
- Reference to Indian Railway Stores Code.
- Role of PCMM.
- Classification of Stores.
- Inventory Control Concepts.
- USC Codification System.
- Procurement Procedures.
- Financial Propriety Principles.
- Stores Accounting Mechanism.
- Stock Verification Process.
- Disposal of Surplus Stores and Audit Perspective.
